BIM - Building Information Modeling, Interviews

Das Projekt ist kein Objekt

Er ist immer schon einen Schritt weiter. Und er kann zu den Vordenkern der Branche gezählt werden, Andres Damjanov, Sales Director, Central and Eastern Europe, Newforma, ist den Schritt von BIM zu PIM (Project Information Modeling) gegangen und spricht hier im Interview über Finden statt Suchen, Informationsmanagement und redundante Informationen, die nerven …

Informationen finden, nicht Dokumente suchen

1. Warum benötigen Unternehmen eine Informationsstrategie?

Vor vielen Jahren entstanden die „Corporations“, die Unternehmen wie wir sie heute kennen. Kennzeichnend für die erste Generation dieser Unternehmen war es, dass die Geschäftsführer – neudeutsch auch CEOs – oder zumindest die rechte Hand der Geschäftsführer allesamt Rechtsanwälte waren. Denn für diese Unternehmen war es überlebenswichtig, dass sie eine optimale Strategie hatten, mit der sie erfolgreich und sicher durch den rechtlichen Dschungel kamen.

In der zweiten Generation, während der Industrialisierung, wurde die Rolle des Ingenieurs deutlich wichtiger, denn für den Erfolg am Markt waren Prozesse und Produkte nun entscheidend. Darauf folgte die Ära des Finanzstrategen – der CFO wurde zum entscheidenden Mann im Unternehmen. Erfolg entstand dann, wenn Unternehmen smart genug mit ihren monetären Ressourcen umgehen konnten. Vielmehr als das Produkt oder die Dienstleistung war das finanzielle Konstrukt auschlaggebend für den Erfolg. Die Folgen waren unzählige Fusionen und Aufkäufe am Markt.

Der Erfolgsfaktor für Unternehmen heute lautet: der smarte Umgang mit Informationen. Nur Unternehmen, die in der Lage sind, aus historischen und aktuell-generierten Informationen auch einen echten Mehrwert zu ziehen, können am Markt überleben. Es geht darum die Menge an Informationen im Kontext interpretierbar zu machen, schlank zu halten, diese sicher aufzubewahren und vor allem immer schnell auf diese zugreifen zu können, um sie für das Unternehmen sinnvoll zu nutzen. Nur dann sind Unternehmen intelligent.

Wenn Informationen auf Wanderschaft gehen: Datensouveränität

2. Zusammenarbeit mit Projektpartnern ohne Datenbank oder Projektraum – geht das?

Ein Ansatz, der seit einigen Jahren versucht, die Zusammenarbeit in Projekten zu vereinfachen, ist der des Common Data Environment (CDE) oder auch Projektraum. Alle Informationen, die das Projekt betreffen, werden dabei an einer zentralen Stelle außerhalb des Unternehmens abgelegt und für alle Projektbeteiligten zugänglich gemacht. Beleuchtet man diesen Ansatz kurz von allen Seiten, stellt man fest, dass dies eine sehr analoge Art ist, mit digitalen Informationen umzugehen.

Eine bessere Herangehensweise ist es, alle Projektinformationen zwar innerhalb des Unternehmens abzulegen, aber die zu teilenden Informationen dann nach „außen“ zu spiegeln, so dass die Projektbeteiligten damit arbeiten können. In der Realität heißt das, dass alle Beteiligten ein komplettes Set der Informationen bei sich im Unternehmen haben.

Man spricht hier auch von einem „föderierten Informationssystem“. Der wesentliche Unterschied zum CDE besteht darin, dass nicht nur das Unternehmen, das den CDE unterhält, die komplette Macht und Kontrolle über die Informationen besitzt, sondern alle Beteiligten. Und welches Unternehmen denkt nicht, dass es besser ist, alle Projektinformationen einschließlich aller relevanten Kommunikation dazu selbst zu besitzen und nachvollziehen zu können? Diese Überlegung sollte aber nicht nur für einzelne Projekte gelten. Die Vorteile für Unternehmen, die es schaffen alle Projekte in ein einheitliches Informationssystem zu gießen, sind enorm. Dann haben sie den Schritt weg vom Projekt – hin zu einem Portfoliodenken vollzogen und genau an diesem Punkt fängt das Enterprise Project Information Management (EPIM) an.

Alles was innerhalb eines Unternehmens an Informationen generiert wurde und wird, muss im digitalen Zeitalter in ein System fließen – denn nur so können die Informationen ihr volles digitales Potenzial entfalten und echten Mehrwert bieten.

Informationen stehen selten alleine: Die Querbeziehungen

3. Wie ist die Nachvollziehbarkeit jeglicher Informationsbewegung möglich?

Bei Projekten geht es um das Generieren und Kommunizieren von Informationen – und diese sind nicht gleichzusetzen mit Dokumenten. Denn das sind nur die Container für die Informationen. Wir leben heute in einem Umfeld, in dem faktisch der gesamte Lebenszyklus einer Information digital verläuft: die Information wird digital erstellt, sie wird digital abgelegt, digital geteilt und digital bearbeitet.

Aber wie gehen wir mit diesen Informationen um? Wir legen diese – ganz wie wir es aus unseren analogen Zeiten kennen – in virtuellen Aktenmappen, Ordnern und Schränken ab. Zur Sicherheit ziehen wir uns noch Kopien und legen diese in eine Datenbank. Das ist in etwa so, als ob wir die Papierdokumente in Plastiktüten packen, diese etikettieren und in Regalen verstauen – in der Hoffnung, sie dann auch bei Bedarf wiederzufinden. Und das nennen wir dann Qualitätsmanagement. Das mag bei ein paar Plastiktüten noch funktionieren, aber stellen Sie sich folgendes einmal vor: Sie haben einen Schrank mit Holzregalen und legen da ganz ordentlich die beschrifteten Plastiktüten ab. Gehen wir vom durchschnittlichen Datenvolumen aus, wäre dieser Schrank bereits heute etwa vier Meter hoch und 3.000 km lang, in zwei Jahren dann schon 6.000 km und in zehn Jahren dann 264.000 km. Sie geben mir sicherlich Recht, dass dieses Vorgehen dann wirklich keinen Spaß mehr macht.

Ohne ein smartes System werden Unternehmen daher unweigerlich in der Informationsflut untergehen. Sie brauchen ein System, das sie in die Lage versetzt, Mehrwert aus der Datenmasse zu ziehen, indem relevante Informationen schnell gefunden, angezeigt, interpretierbar und bearbeitbar gemacht werden. „Interpretierbar“ beinhaltet auch, das Wissen darüber, in welchem kontextuellen Zusammenhang diese Information im Projekt steht. So sollten z. B. Fragen beantwortet werden können, wie: War die Information überhaupt, und wenn ja wie oft, schon als Anhang in einer Email unterwegs? Wie viele Markup-Sessions sind darauf? Wie oft wurde mit ihr schon eine Aktivität generiert?

Diese Herausforderung zu lösen, ist eines der Kernthemen für Unternehmen heute – eines, das enorm viel Potenzial birgt. Diejenigen Architekten und Ingenieure, die heute noch für die „Informationsregale“ verantwortlich sind, müssen dabei nur verstehen, dass sie jetzt die enorme Chance haben, sich von der Rolle eines „Tütenablegers“ zu lösen und sich zu echten Informations- und Wissensverwaltern hin weiterentwickeln können. Und das ist eine Position, die in den nächsten Jahren innerhalb der Unternehmen extrem stark an Bedeutung gewinnen wird. Die Veränderung birgt also keine Gefahr, sondern ganz im Gegenteil sie bietet eine optimale Gelegenheit.

„Wann haben Sie mir das geschickt?“

4. E-Mails und der Überblick über sie – was tun?

Genauso wie ein Projekt nicht das Gebäude ist, sind die Dokumente eines Projektes nicht die Informationen. Klingt logisch, aber wir tun uns dennoch sehr schwer, dieses Konzept wirklich zu verstehen. Informationen zu einem Projekt sind grundsätzlich erst mal jede „Null und Eins“, die in einem Projekt entlang seines ganzen Lebenszyklus generiert werden. Eine Überlegung dazu: Jede Information wird mindestens einmal kommuniziert – in der Regel sehr viel häufiger, denn man bearbeitet sie, verändert sie und teilt sie mit anderen. Das Verhältnis zwischen Information und Kommunikation der ganzen bzw. Teile dieser Information während eines Projekts liegt weit über 9 zu 1. Demzufolge ist es leicht nachzuvollziehen, dass die Kontrolle über die Projektinformationen viel mit der Kontrolle der Kommunikation zu tun hat. Jedes Projekt hat drei Grade der Kommunikation: informell, formell und superformell (Abgabe). Die erste Kategorie umfasst schnelle Antworten auf operative Fragen und befindet sich im Bereich Email und Messaging. Die zweite Kategorie sind Dokumente, die übermittelt werden – meistens via Email. Die dritte sind die Abgaben der Dokumente, die im Vertrag spezifiziert sind. Der Ansatz, Dokumente ohne Einbeziehung der Kommunikationsstruktur zu verwalten, macht unter diesen Gesichtspunkten einfach keinen Sinn. Denn es ist genauso entscheidend, den Ursprung der Information sowie deren Inhalt selbst definieren zu können. Wir brauchen daher Lösungen, die uns in die Lage versetzen, das große, komplexe Netz aus Ursprung der Information, Weiterleitungen und Querbeziehungen der Informationen sichtbar und nachvollziehbar zu machen. Es gilt also das digitale Potenzial der Informationen voll auszuschöpfen. Aber ein Punkt ist dabei entscheidend: die Lösung muss sich an die bestehenden Projektabläufe der Projektbeteiligten anpassen. Denn kein Anwender – egal ob Architekt, Ingenieur, Planer oder Projektleiter – darf gezwungen werden, etwas anderes zu tun als das, was er am besten kann – nämlich seine Arbeit.

Weniger ist mehr: Serverkapazität einsparen

5. Redundante Informationen und Funktionalitäten in einer Software nerven – müssen die eigentlich sein?

Wenn wir weiterhin digitale Informationen so konsumieren und behandeln, als ob sie analog seien, werden wir in der Redundanz untergehen. Aber wenn wir das digitale Potenzial in der Information ausspielen, dann werden wir Duplikate und Redundanzen komplett vermeiden können. Ein Projektinformationsmanagement System – kurz PIM – bildet dabei den Workflow ab. Ein Dokument kann dabei in mehreren „Mappen“ erscheinen. Das heißt aber nicht, dass diese Information auch mehrfach vorhanden ist. Denn für die PIM- Lösung macht es keinen Unterschied, wie oft die Information in diesem Workflow vorkommt, sie wird nur einmal gespeichert – in etwa so wie bei einer Playlist in Spotify. Wichtig ist nur, dass der Anwender eine einfach zu bedienende Oberfläche hat. Das bedeutet es, wirklich digital zu denken.

„Muss ich jetzt SCHON WIEDER alles umstellen?“

6. Ist ein Informationsmanagement und Wissensmanagement OHNE Veränderung der existierenden Informationsstruktur überhaupt denkbar?

Nicht nur das. Es verhält sich vielmehr so, dass ein Wissens- und Informationsmanagement, MIT Veränderung der existierenden Informationsstruktur schlichtweg undenkbar ist. Denn es geht eben nicht nur um ein einzelnes Projekt. Es geht um das Wissen eines Unternehmens, das viele Projekte bereits gemacht hat, gerade durchführt und in Zukunft machen wird. Das Unternehmen will doch von den Erfahrungen aus den vergangenen zehn, 20 oder 30 Jahren profitieren. Aber welches Unternehmen kann sich heute leisten, die Vergangenheit noch einmal in aller Ruhe zu sortieren, ordnen, taggen und attribuieren und dann in einer neuen Weise abzulegen, um mit dem Wissen etwas anzufangen? Das ist der springende Punkt: es geht darum, eine Lösung zu verfolgen, die von Tag eins an direkt alle Informationen aus jeglichen Projekten managt – egal ob uralt, in der Gewährleistungsphase oder aktuell noch in Planung. Dieser Ansatz muss digital sein: Lassen wir die Software spielen, ohne in unseren Mappen oder meinetwegen Datenbanken jetzt etwas verändern zu müssen.

Keep it simple

7. Ein Tag Einarbeitung in eine neue Software. Klingt das nicht eher nach einem Werbegag?

In einer Branche, in der Unternehmen in den letzten zwei Jahrzehnten davon überzeugt worden sind, dass die Einführung von IT-Lösungen hunderte von Stunden für Training, Integration und Consulting bedarf, klingt „ Ein Tag Einarbeitung“ leider nicht nur wie ein Werbegag, sondern auch unseriös. Die signifikanten Vorteile der Lösung – benutzerfreundlich, einfach, nicht-invasiv – wirken erst mal unrealistisch.

Fast – so könnte man meinen, es wäre besser, irgendeine teure Einführungsphase zu erfinden, die viele Stunden und Ressourcen benötigt.

Herr Damjanov, haben Sie vielen Dank für das Interview.

Leserkommentare

1. Jörg Jungedeitering | 24. August 2016
   

   Sehr interessanter Beitrag Herr Damjanov. Ich mag es sehr, wenn ich meine Gewohnheiten nicht ändern muss und trotzdem auf alle Daten und Informationen zugreifen kann. Bedeutet das, ich kann in der Kontextsuche auf Informationen in einzelnen Dokumenten oder gar in CAD- oder Kartierungsmodellen zugreifen?

2. A. Damjanov | 18. Oktober 2016
   

   Hallo Herr Jungedeitering
   Das ist korrekt. CAD oder sogar BIM Dokumenten/Dateien.

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