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Interview

Fundierte Daten als Entscheidungsgrundlage – Wie man die richtige Bürosoftware findet

Auf Tastendruck grundlegende Controlling-Informationen sehen: so skizziert Michael Angermann den Vorteil vernetzter Daten.

Auf Tastendruck grundlegende Controlling-Informationen sehen: so skizziert Michael Angermann den Vorteil vernetzter Daten. (Projekt Pro)

Michael Angermann (Büroinhaber und Sachverständiger) im Interview über die Erfahrungen bei der Auswahl der geeigneten Software-Lösung für sein Planungsbüro.

Warum sollte man überhaupt eine Software für die Büro- und Projektsteuerung in Betracht ziehen?

Der Wettbewerb um Bauprojekte wird größer. Die Arbeitszeit wird teurer und jede operativ verbrauchte Stunde treibt den eigenen Stundensatz nach oben, so dass die Konkurrenzfähigkeit darunter leidet. Um ein Büro wirklich wirtschaftlich zu führen, ist es unerlässlich, die eigenen Zahlen genau zu kennen und ein System zu verwenden, das mit einem Minimum an Arbeitszeiteinsatz ein Maximum an Komfort und Qualität für die Auswertung bietet.

Nach welchen Kriterien bewertet die Planungsbranche eine unterstützende Bürosofware?

Hard- und Software ändern sich in immer kürzeren Zeitabschnitten und bei Rechner-Tausch oder Programm-Updates sind erneut Anpassungen erforderlich, um vorhandene Daten nutzen zu können. So ist eine sinnvoll nachvollziehbare Datenhaltung nicht wirklich möglich. wenn unterschiedliche Software verwendet wird. Oftmals sind unterschiedliche Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Terminierungen und E-Mail als sogenannte Insellösungen gleichzeitig im Einsatz. Die Herausforderung einer erfolgreichen Lösung besteht darin, die dort verteilten Informationen zentral zurVerfügung zu stellen.

Ganz klar: Hersteller von Bürosoftware für Architekten und Ingenieure sollten sich spezifisch mit der Betriebsart eines planenden Büros im Bauwesen befasst haben, denn die Begrifflichkeit im Programm und die abgebildeten Arbeitsprozesse müssen zum Geschäftsinhalt passen. Möglichst alle operativ-organisatorischen Arbeiten mit einem einzigen Programm abzudecken, wird in jedem Büro viele Stunden Einarbeitungszeit sparen und den Wissenstransfer unter den Kollegen erleichtern. Die komplette Vernetzung aller Informationen stellt den entscheidenden Wettbewerbsfaktor dar. Es wird also notwendig. alle Informationen eines Einzelprojektes wie Adressdaten, E-Mail Korrespondenz und Projekt-Zeiterfassung unter einer zentralen Projektnummer zu integrieren, so dass jeder Mitarbeiter auf einen Blick den aktuellen Planungsstand erkennen kann.

Als zusätzlichen Pluspunkt kann die Software verschiedene berufliche Tätigkeiten getrennt wirtschaftlich auswerten und dennoch im Gesamtsystem erfassen, bearbeiten und verwalten.

Inwieweit ist der Preis ein Kaufkriterium?

Vergleichbare Systeme unterscheiden sich preislich nicht enorm. Ein möglicher Preisunterschied von ein paar Tausend Euro amortisiert sich durch den Mehrnutzen einer entsprechend besseren Software-Lösung innerhalb weniger Monate, allein schon durch die Zeitersparnis.

Wie steht es mit der Umsetzung im Team und wie lange ist die Einführungsphase?

Bei intensiver und fundierter Recherche wird klar, dass jedes neue System die bisherige Arbeitsweise in Bezug auf Projektkommunikation und -dokumentation stark verändert. Der Erfolg und auch die wirtschaftliche Rentabilität einer solchen Entscheidung steht und fällt mit einer gut geplanten Einführungsphase und ausreichender Schulung der beteiligten Mitarbeiter. Als Unternehmer gerade hinter jenen Themen voll zu stehen, die einen internen Paradigmenwechsel bedeuten, ist grundlegend für die erfolgreiche Integration. Nach einem halben Jahr gehört das Arbeiten mit dem neuen System zum gewohnten Arbeitsalltag.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Implementierung einer Datenbank-Lösung?

Datenbankgestützte Bürosoftware bietet enorme Vorteile im Controlling: die stets aktuelle Information über den finanziellen Stand eines Projektes. Und über die Liquidität des eigenen Büros. Es wird möglich, zum richtigen Zeitpunkt zu erkennen, wann die Kosten aus dem Ruder laufen und warum. So können in den meisten Fällen entsprechende Nachträge der Honorarforderungen durchgesetzt werden. Die Schieflage später zu diskutieren, hat meist wenig Erfolg, weil die Gründe beim Bauherren nicht mehr im Bewusstsein sind.
Der VorteiI im Management-Teil der Software ist die zentralisierte Organisation der Projekte und damit das Potential für Arbeitszeitersparnis bei jedem einzelnen Mitarbeiter, weil Details und Dokumente schnell gefunden werden. Hier ist auch die dauerhafte Ablage der gesamten Projektdokumentation zu nennen, die z. B. im Fall gerichtlicher Beweislagen schnell Zugriff auf lang abgeschlossene Projekte erlaubt. Aufgrund zahlreicher Einstellungen und gleichIautender Begriffe, die zentral durch ein Musterprojekt vorgegeben werden, ist die Ablagestruktur der Dokumente selbsterklärend und die Eingaben sind weniger fehleranfällig. Automatismen wie ein automatischer Protokoll- oder Planversand beschleunigen kommunikative Routineprozesse enorm und erlauben die Konzentration auf die planerischen Kernkompetenzen.

Lieber früher als später mit einer zentralen Datenbanklösung zu arbeiten, rät Michael Angermann.

Lieber früher als später mit einer zentralen Datenbanklösung zu arbeiten, rät Michael Angermann. (Projekt Pro)

Wie wichtig ist der Kontakt mit dem Entwicklungshaus, trotz standardisierter Branchensoftware?

Es sollte zur Philosophie jeden Herstellers gehören, die sich verändernden Gegebenheiten der Branche im eigenen Programm abzubilden. Solche Verbesserungen entstehen in der Entwicklungsabteilung mit Experten aus dem Planungsbereich, gehen aber zum Teil auf Kundenfeedback zurück.

Und, Branchensoftware lässt sich auch anpassen: Ein zentraler und nach außen deutlich sichtbarer Teil der Software-Lösung sind die Druckvorlagen. Jede Rechnung und jeder Brief ist ein Außenkontakt und sollte das äußere Erscheinungsbild widerspiegeln. Idealerweise sind hierfür die vorhandenen Formulare im Layout dem Corporate Design des Planungsbüros entsprechend anzulegen — entweder vom Kunden selbst oder in Unterstützung durch den Hersteller.

Ihr Rat an Architekten und Ingenieure, die bisher ohne zentrale Bürosoftware arbeiten?

Es ist durchaus sinnvoll, sich möglichst frühzeitig für die Verwendung einer datenbankgestützten Bürosoftware-Lösung zu entscheiden. Es steigert die Wirtschaftlichkeit meßbar, wenn sämtliche in der Software vorhandenen Funktionen mit allen Ressourcen intensiv und umfangreich genutzt werden. Je früher ein kleines Team mit zwei oder drei Mitarbeitern transparent auf einer Datenplattform zusammenarbeitet, desto eher beginnt die Effektivität. Dabei tut eine intensive Schulungsphase dem Team erfahrungsgemäß sehr gut, um den gesamten Leistungsumfang des neuen Tools zu erfassen.

Wie kam es dazu, dass Sie als Partner bei einem Hersteller für Bürosoftware tätig sind?

Ich habe mich in den letzten zehn Jahren als Kunde und Nutzer von PROJEKT PRO intensiv in der Weiterentwicklung von ‘PRO controlling’ und ‘PRO management‘ engagiert. Da war es naheliegend, mit diesem Hintergrundwissen den österreichischen Planungsmarkt zu unterstützen. Seit 2015 berate ich Architekten und Ingenieure zum Thema ‘Professionelles Büromanagement’ und habe festgestellt, dass alle vor den gleichen organisatorischen Herausforderungen stehen. Meine Überzeugung ist stärker denn je: ein professionelles Controlling- und Management-System ist für die wirtschaftliche Projektsteuerung kleiner und mittlerer Planungsbüros unumgänglich.

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Datum 25. September 2017
Autor Michael Angermann
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