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Interview

EU-Richtlinie wird umgesetzt: XRechnung kommt am 27.11.2020

Ab dem 27. November 2020 erwarten Bund und Deutsche Bahn von den Bauunternehmen ab einem Betrag von 1.000 € die Abrechnung der erbrachten Leistungen als XRechnung.
Heike Blödorn sprach mit Dipl.-Ing. Peter Rösch, Unternehmensberater für Organisation und IT von Bauunternehmen sowie mit Dipl.-Ing. Wilhelm Veenhuis, geschäftsführender Gesellschafter der MWM Software GmbH, Vorstandsmitglied des Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) und Leiter des Arbeitskreises Datenaustausch des BVBS über die Hintergründe und Inhalte einer XRechnung.

Was ist eine XRechnung?
Peter Rösch: Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung verwendet ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine strukturierte E-Rechnung im europäischen Standard, kann nicht automatisiert verarbeitet werden, und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert. Eine andere Form von E-Rechnung ist das in Deutschland bekannte Format ZUGFeRD, welche ein national geprägtes Auslaufmodell ist.

Dipl.-Ing. Wilhelm Veenhuis, Geschäftsführender Gesellschafter der MWM Software & Beratung GmbH

Dipl.-Ing. Wilhelm Veenhuis, Geschäftsführender Gesellschafter der MWM Software & Beratung GmbH (Foto: MWM Software&Beratung)

Warum wurde der Standard geschaffen?
Wilhelm Veenhuis: Im Rahmen der europaweiten Harmonisierung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen neuen Standard mit der XRechnung geschaffen und setzt damit die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union um. Diese verpflichtet im Rahmen der Digitaloffensive die Mitgliedsstaaten dazu, den Empfang elektronischer Rechnungsdaten durch die öffentliche Hand ab einem Betrag von 1.000 € sicherzustellen.

Was ist der Nutzen einer XRechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnung?
Peter Rösch: Fehler bei der Interpretation einer Rechnung werden vermieden, da die Rechnung eine strukturierte Form aufweist und genau festgelegt ist, was – Rechnungs-Nummer, Erstell-Datum, Zahlungsziel, Umsatzsteueridentifikationsnummer etc. wo stehen muss. Dadurch kann die Rechnung automatisiert beim Auftraggeber eingelesen, geprüft und die Zahlung automatisiert angewiesen werden. Dieser Vorgang spart unnötige Nachfragen und somit jede Menge Zeit. Vorteilhaft für den Auftragnehmer dabei ist, dass der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar ist und immer transparent dargestellt wird, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet.

Dipl.-Ing. Peter Rösch, Inhaber der Rösch Unternehmensberatung

Dipl.-Ing. Peter Rösch, Inhaber der Rösch Unternehmensberatung (Foto: Rösch Unternehmensberatung)

Gibt es bauspezifische Anforderungen und wenn ja, wie sehen diese aus?
Peter Rösch: Eindeutig ja. Wir gruppieren bei einer klassischen Bauabrechnung Positionen zu Zwischensummen und benötigen daher Titelsummen oder Lossummen wie Erdarbeiten, Betonarbeiten, Mauerarbeiten etc. Diese Gruppierungen kennen andere Wirtschaftszweige nicht. Daher wird es ab dem 1. Januar 2021 auch ein Feld für die Summierung von Titelsummen geben.
Die komplexe Bau-Abschlagsrechnung ist eine deutsche Besonderheit. Das wird es in dieser Ausprägung in einer XRechnung nicht geben. Darüber hinaus haben wir die deutsche Besonderheit Anlagen mit Mengenermittlung, Fotos, Plänen etc. mitzuschicken. Eine Aufstellung der rechnungsbegründenden Anlagen wird als PDF- oder GAEB-Datei eingereicht.

Wilhelm Veenhuis: Es gibt inhaltlich noch einige weitere Feinheiten, aber grob sind es drei Punkte, die den Unterschied machen: Mehrstufige Hierarchieebenen, Nachlässe und Zuschläge auf Gruppenstufen sowie Zuschlagspositionen. Ich bin überzeugt, dass sich die Prozesse ändern werden und zum Beispiel die Überprüfung der erbrachten Mengen vor der Rechnungsstellung stattfindet wird.

Was unternehmen die Bausoftwarehäuser bezüglich der Einführung der XRechnung?
Wilhelm Veenhuis: Die Mitglieder des Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) haben die Sachlage besprochen. Ziemlich schnell kristallisierte sich heraus, dass wir die Anforderungen an eine XRechnung nicht mit einer GAEB-Rechnung (X89) abbilden können. Daher haben wir die Variante XRechnung als Mantelrechnung erarbeitet. In den rechnungsbegründenden Anlagen, die die deutschen Spezifika abbilden, wird dargelegt, wie sich die Rechnungssummen zusammensetzen.

Wie werden die XRechnungen digital übertragen?
Wilhelm Veenhuis: Ausführende Unternehmen übermitteln ihre Rechnungen der öffentlichen Hand entweder per E-Mail an xrechnung@portalbund.de in einer maximalen Größe von derzeit 10 MB. Oder sie loggen sich auf der zentralen Rechnungseingangsplattform https://xrechnung.bund.de ein und laden dort die XRechnungen, die momentan 15 MB nicht überschreiten dürfen, zwecks Weiterbearbeitung hoch. Bei Eingabe auf der Rechnungseingangsplattform wird eine automatisierte Rechnungsprüfung durchgeführt. Die „Adresse auf dem Briefumschlag“ der Rechnung ist die Leitweg-ID. Diese stellt sicher, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt, die Leitweg-ID wird bei der Bestellung mitgeteilt und ist Bestandteil der XRechnung. Vorteilhaft für den Auftragnehmer dabei ist, dass der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar ist und somit immer transparent dargestellt wird, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet.
Der Deutschen Bahn übermitteln die Unternehmen die maximal 50 MB große XRechnung per Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com. In dieser E-Mail darf nur eine dem CEN-Standard XRechnung entsprechende XML-Datei als Anlage in der XRechnung enthalten sein und muss auch die Buchungsliste als PDF- und csv-Datei beinhalten. Bei der Stellung der XRechnung an die Deutsche Bahn ist es nur erlaubt, die rechnungsbegründenden Unterlagen als eingebettete Objekte zu übertragen. Anhänge im XML-Format der XRechnung als Link werden nicht angenommen. Die XML-Datei zur XRechnung wird über das systemseitig eingebundene Prüftool KoSIT (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt. Im Falle von Abweichungen der oben genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzustellen.

Folgen Länder und Kommunen?
Peter Rösch: Die Länder haben für die Umsetzung ein Jahr länger und die Kommunen zwei Jahre länger Zeit. Ich hoffe, dass Länder und Kommunen sich dem Bund anschließen, da föderale Alleingänge keinen Sinn machen. Abstimmungen erfolgen in zwei Arbeitsgruppen, in denen alle Länder Mitglied sind. Das macht Sinn, da Behörden und Ämter in den Ländern viele Bundesaufgaben im Baubereich stellvertretend als Dienstleistung unter Bundeshoheit erbringen. Dazu zählen zum Beispiel der Bau von Autobahnen, Kasernen und Vollzugsanstalten etc. Damit erhalten die Länder heute schon für die Aufgaben, die sie vom Bund übernehmen, ein System, was sie später nur implementieren müssen.

Die Fragen stellte Heike Blödorn

www.mwm.de; www.roesch-unternehmensberatung.de; www.zrb.bund.de

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