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Management von Projektinformationen bei Tunnel-Großprojekt

Im Herbst des vergangenen Jahres erhielt die Ed. Züblin AG, Tochtergesellschaft des europäischen Baukonzerns STRABAG SE, den Auftrag für den Bau von insgesamt 11,9 km Tunnel für das Abwassersystem der Stadt Singapur. Die Bauarbeiten für das Teilprojekt mit einem Bauvolumen von 309 Mio. € sind im September 2017 im Stadtstaat gestartet. Im Jahr 2023, nach ca. 60 Monaten, sollen die Baumaßnahmen am Los T07 des Deep Tunnel Severage System 2 (DTSS2) abgeschlossen sein.

Die STRABAG SE erhielt den Auftrag für den Bau von insgesamt 11,9 km Tunnel für das Abwassersystem der Stadt Singapur.

Die STRABAG SE erhielt den Auftrag für den Bau von insgesamt 11,9 km Tunnel für das Abwassersystem der Stadt Singapur. (STRABAG)

Bereits zum jetzigen Zeitpunkt arbeiten ca. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Baustelle. Darunter sind ca. 90 Angestellte in verschiedenen Büros, die sich größtenteils um die Planung, Arbeitsvorbereitung und Abwicklung kümmern. Sobald die vier Tunnelbohrmaschinen (TBMs) mit dem Vortrieb starten, beginnt die eigentliche Hochphase des Bauvorhabens. Zu diesem Zeitpunkt werden dann mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon ca. 150 Angestellte, an dem Projekt mitarbeiten. Die Auftraggeberin, die nationale Wasserbehörde Singapurs (PUB), setzt bereits seit mehreren Jahren auf die Projekt-Informationsmanagementsoftware (PIM-Software) von Newforma und hat damit positive Erfahrungen beim Handling von Projekten in dieser Größenordnung gemacht.

Ein Datenstamm für alle Informationen

Bauingenieur Andreas Ratzke, IT-Verantwortlicher für das Tunnelbauprojekt in Singapur, agiert als IT-Koordinator beim Stuttgarter Bauunternehmen Züblin und hat sich schon mit verschiedenen Plattformen für den Austausch und das Management von Projektinformationen auseinandergesetzt. Denn auch die Tunnelbau-Direktion der Ed. Züblin AG ist aktuell auf der Suche nach einer durchdachten IT-Lösung für solche Großprojekte. „Die meisten Softwareprogramme sind bei uns durchgefallen, da die Daten bei vielen auf dem Markt erhältlichen Systemen physikalisch von den Anwenderinnen und Anwendern auf eine Online-Plattform transferiert werden müssen. Doch daran halten sich gewöhnlich nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weshalb stets nicht alle Projektinformationen für die beteiligten Teams zugänglich sind. Bei verschiedenen Datenstämmen, die zum einen im gewohnten Windows-Explorer und zum anderen in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt sind, erfolgt die Suche nach Informationen immer an zwei verschiedenen Stellen, was sehr umständlich ist“, führt er weiter aus. „Newforma war die einzige Lösung, die mit dem Windows-Explorer direkt verknüpft ist. Das heißt, alle Beteiligten arbeiten wie gewohnt mit ihren Standard-Programmen wie Microsoft Word, Excel oder Power Point und legen diese in der Windows-Fileablage ab. Trotzdem sind die Informationen hier für alle anderen im Projektteam stets verfügbar. Neben den Arbeitsdokumenten werden auch die E-Mails über Newforma direkt in der Windows-Fileablage abgelegt, sodass alle Informationen an einem Ort sind. Das ist ein unschätzbarer Vorteil. Hinzu kommt, dass die Software speziell für die Anforderungen der Bauindustrie konzipiert wurde und somit mit vielen Elementen, beispielsweise mit intelligenten Viewern, Redlining oder einer OCR-Texterkennung, ausgestattet ist, die für unsere tägliche Arbeit unabdingbar wichtig sind. Newforma erfüllte diese Kriterien allesamt, weshalb wir uns umgehend für die PIM-Lösung entschieden und diese im Dezember 2017 eingeführt haben“, berichtet der IT-Koordinator.

Software-Einführung während laufender Projekte

Der Datenpool, der in Newforma indiziert und über die umfangreiche Suchfunktion zur Verfügung gestellt wird, ist in der Zwischenzeit auf über 100.000 Dokumente angewachsen. In Abstimmung mit Trainerinnen und Trainern des US-amerikanischen Softwareunternehmens und dem Münchener Team, das federführend für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich ist, wurden zunächst zwei Schulungsblöcke für eine schrittweise Einführung im Zeitraum von zwei Monaten festgesetzt. „Das Produkt ist in vielen Belangen selbsterklärend, weshalb es problemlos während der laufenden Projektarbeit eingeführt werden kann“, so IT-Koordinator Ratzke. „Da der Leistungsumfang von Newforma allerdings riesig ist, war es uns wichtig, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst eine Einführungsschulung erhalten und dann nach zwei Monaten Projektarbeit mit weiteren Funktionen vertraut gemacht werden“, fügt er hinzu.

Immer auf dem neusten Stand

Neben der Suchfunktion, die allen am Projekt Beteiligten sehr viel Zeit einspart, schätzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Züblin auch den bequemen Austausch von Dateien mit internen sowie auch externen Partnerinnen und Partnern über das Feature Info Exchange. Nach Angaben des Bauunternehmens sind Ausschreibungsunterlagen gewöhnlich viel zu groß, um sie per E-Mail zu versenden. Neben der Möglichkeit, große Dateien auf einfache Weise untereinander auszutauschen, zeigt Info Exchange den Projektpartnerinnen und -partnern zusätzlich auf, wer wann welche Informationen erhalten hat. Das verschafft einen besseren Überblick über den Projekt- und Aufgabenstand. Und, wie Andreas Ratzke selbst betont, vergisst auch jeder einzelne Mitarbeitende weniger trotz der täglichen E-Mail-Flut, mit der sich heutzutage jeder auseinandersetzen muss. Ist ein Teammitglied aktuell nicht verfügbar, so können Kolleginnen und Kollegen auf Anfragen reagieren; der Prozess läuft ganz einfach weiter. Und selbst wenn die versendeten Links via Info Exchange versehentlich gelöscht werden, so sind die zugehörigen Informationen dennoch allesamt noch in Newforma vorhanden und wieder auffindbar, im Gegensatz zu gelöschten E-Mails.

Die Tunnelbau-Direktion der Ed. Züblin AG ist aktuell auf der Suche nach einer durchdachten IT-Lösung für solche Großprojekte. Die meisten Softwareprogramme sind durchgefallen, da die Daten bei vielen auf dem Markt erhältlichen Systemen physikalisch von den Anwenderinnen und Anwendern auf eine Online-Plattform transferiert werden müssen. Newforma war die einzige Lösung, die mit dem Windows-Explorer direkt verknüpft ist.

Die Tunnelbau-Direktion der Ed. Züblin AG ist aktuell auf der Suche nach einer durchdachten IT-Lösung für solche Großprojekte. Die meisten Softwareprogramme sind durchgefallen, da die Daten bei vielen auf dem Markt erhältlichen Systemen physikalisch von den Anwenderinnen und Anwendern auf eine Online-Plattform transferiert werden müssen. Newforma war die einzige Lösung, die mit dem Windows-Explorer direkt verknüpft ist. (STRABAG)

Prozesse steuern leichtgemacht

Darüberhinaus bietet Newforma die Möglichkeit, interne Prozesse zu generieren, was die Zusammenarbeit im Team bei Züblin optimiert hat. Einzelne Aufgaben werden beispielsweise Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen und eine Rückantwort dazu eingefordert. Auf diese Weise lassen sich mit den „Action Items“ der Software Prozesse zielführend steuern und leichter abarbeiten. Last but not least ist der gesamte Prozess durchgängig dokumentiert. Andreas Ratzke: „Jeder im Team weiß genau, wer welche Informationen beigetragen hat.“

Zeitvorteil trotz verschiedener Zeitzonen

Auch die verschiedenen Zeitzonen stellen bei Projekten wie diesen oft eine Herausforderung dar, da sich Teammitglieder zeitweise auf der Baustelle in Singapur und im Züblin-Stammhaus in Stuttgart aufhalten. Auch hier leistet das Projekt-Informationsmanagementsystem Hilfestellung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Stuttgart können zu jeder Zeit den aktuellen Projektstand über das System prüfen. Das ist praktisch und bringt, wie die Teams bestätigen, echte Mehrwerte: Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Singapur schon früh morgens mit den neuen Aufgaben via Newforma betraut sind, können sie mit einem Zeitvorteil direkt starten, ohne auf die Kolleginnen und Kollegen in Deutschland zu warten.

Schneller Zugriff auf relevante Informationen

Sobald die vier TBMs mit dem Vortrieb starten, beginnt die eigentliche Hochphase des Bauvorhabens. Zu diesem Zeitpunkt werden dann mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon ca. 150 Angestellte, an dem Projekt mitarbeiten.

Sobald die vier TBMs mit dem Vortrieb starten, beginnt die eigentliche Hochphase des Bauvorhabens. Zu diesem Zeitpunkt werden dann mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon ca. 150 Angestellte, an dem Projekt mitarbeiten. (STRABAG SE)

Andreas Ratzke sieht insbesondere E-Mails als entscheidenden Faktor, der die Zusammenarbeit bei Bauprojekten in größeren Teams oft schwierig und unübersichtlich macht: „Wir lesen und kategorisieren täglich viel zu viele E-Mails“, erklärt der Bauingenieur. „Und es kostet immens viel Zeit, relevante Informationen gezielt zu finden. Mit Newforma haben wir jetzt eine intelligente Lösung, die uns in vielen Punkten dabei unterstützt, stets auf alle wichtigen Projektdaten zuzugreifen und somit effizienter zusammenzuarbeiten. Dankbar sind wir auch dem Newforma-Team, das uns stets umfassend unterstützt.“

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Datum 12. Juni 2018
Autor Newforma
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