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Bauen digital

Was wäre, wenn Bill Gates Architekt gewesen wäre?

Und wenn Bill Gates Architekt gewesen wäre … ?
Oder:
Wie viel D hat Ihre E-mail?

Was wäre, wenn Bill Gates Architekt gewesen wäre? Wie und mit welchen IT-Systemen würden Planer heute arbeiten und von welchen Vorteilen würden sie profitieren?

Was wäre, wenn Bill Gates Architekt gewesen wäre? Wie und mit welchen IT-Systemen würden Planer heute arbeiten und von welchen Vorteilen würden sie profitieren? (Foto: Shutterstock)

Wäre Gates tatsächlich Architekt gewesen, so wäre unser Leben als Architekten und Bauingenieure leichter. Natürlich möchte ich hier nicht sagen, dass ich Microsoft Office und all die hilfreichen Tools wie Word, Excel, Outlook etc. nicht respektiere. Das wäre nicht fair. Aber leider wird diese Art System, so wie es entworfen wurde, Bauprojekten und ihren Anforderungen nicht gerecht. Manchmal denke ich, wenn Herr Gates einen Bruder, Vater oder jemanden im engen Bereich gehabt hätte, der Architekt gewesen wäre, so würde es auch für uns viel weniger Hürden zum korrekten Arbeiten geben. Lesen Sie hier, weshalb:

1. Man könnte in Industriespezifischen Daten googeln: Es wäre möglich, jede kleinste Information in einem der mehr als 250 branchenspezifischen Formate zu finden, und zwar bis in die Metadaten hinein. Dann wäre z. B. auch der Inhalt einer gezippten CAD-Datei im Anhang einer elf Jahre alten E-Mail in Echtzeit auffindbar.

2. Die Kommunikation wäre viel projektspezifischer aufgebaut: Microsoft Office wäre im Kern dazu in der Lage, die informelle Kommunikation (z. B. Markierungen auf Plänen, Screenshots, Aktionen etc.), die formelle Kommunikation (z. B. die Übermittlung von Dokumenten) und zu liefernde Leistungen (Dokumentensätze teilen oder in beliebige Orte hineinladen) abzuwickeln. Outlook hätte nicht all diese Grenzen, die uns dazu zwingen, entweder weitere Softwareprogramme dazuzukaufen (Datensilos und Datenbanken) oder alternativ „bekloppte“ Prozesse zu erfinden. Auch könnten wir Dokumente standardisiert aus unserem eigenen Ordnersystem heraus, inklusive Nachweiskopien, generieren, und diese Informationen intern sowie extern teilen, nachverfolgen und dokumentieren: Genau so, wie wir es in Projekten benötigen.

3. Es gäbe eine „Unique Source of Ttruth“: Das hört man ja immer wieder von BIM …, aber keiner fragt sich, warum er kein USOT im seinem E-Mail-Programm oder etwa für Word-Dokumente hat. So wäre es möglich, mit den Original-Dateien zu arbeiten und diese dann an verschiedenen Orten des Projektes, beispielsweise als Dokumentensätze, erscheinen zu lassen, ohne Kopien anfertigen zu müssen und ohne ein DMS-System einzusetzen. Denn auch dieses schafft lediglich parallele Welten.

4. Und vor allem: Es hätte ein Gedächtis: Man könnte die Verläufe und Historien der Dokumente und Aktivitäten einsehen, ohne in ein DMS-System hineinarbeiten zu müssen oder Extra-Arbeit mit zusätzlichem Migrieren und Verschlagworten zu verrichten. Es würde sich auf nichtinvasive Art und Weise über die Bestandsdaten legen und sich dabei den Kontext beim Arbeiten merken.

In der aktuellen Zeit sind Kollegen eher selten in Rufweite. Um so wichtiger wird Kontext für den einzelnen Arbeitnehmer und genauso das ganze Unternehmen.

In der aktuellen Zeit sind Kollegen eher selten in Rufweite. Um so wichtiger wird Kontext für den einzelnen Arbeitnehmer und genauso das ganze Unternehmen. (Foto: Shutterstock)

Und damit sind wir bei einer der Kernideen, die jedem Architekten und Ingenieur sofort klar ist: In Projekten ist Kontext alles!
Neulich sagte mir ein vom neuen Homeoffice-Paradigma betroffener Bauingenieur: „Seitdem ich im Home Office arbeite, habe ich festgestellt, dass ich viel abhängiger vom Kontext der Daten und Dateien bin als ich dachte. Mir war nicht bewusst, dass ich während meines Arbeitstages den Kontext meiner Daten konstant analog abfrage! Ich hatte ja immer die Kollegen in Rufweite. Meist habe ich einfach den Kopf über den Bildschirm gehoben und gefragt: „Du, Marcel, wie war das nochmal? Wo ist dies und das? Was war nochmal mit dem Subunternehmer gewesen? Wir schwammen alle in der gleichen Suppe. Jetzt, als Möhre außerhalb des Topfes, weiß ich manchmal eben nicht, ob ich in eine Linsensuppe oder einen Kartoffeleintopf gehöre. Mein analoger Kontext ist teilweise verloren gegangen.“

Ein nicht-invasives EPIM ist in diesem Fall die Antwort, da es sich den Kontext um die Daten digital merkt. Und zwar ohne, dass zusätzliche Arbeit verrichtet werden muss. Der gemerkte Kontext wird außerdem angezeigt. Das sind die im Explorer fehlenden Spalten, die mir sagen, das Dokument hat x Markups, wurde in x Besprechungen verwendet, wurde x mal weitergeleitet, etc., etc. Auf diese Weise wird das Beziehungsgeflecht zwischen den Daten für alle Projektbeteiligten zum ersten Mal sichtbar. Haben Sie sich einmal gefragt, wie viel D ihre Dokumente haben? 1D, 2D oder 3D? Ist eine E-Mail nur ein Text oder ist sie mit einer Aktion verknüpft und mit einem Termin, mit mehreren Dokumentensätzen, etc.?
Denn all das bedeutet Kontext, sowohl auf Seite des Arbeitnehmers bzw. Teammitglieds als auch für das Unternehmen. Und insbesondere für das Unternehmen ist Kontext, also genauer gesagt, nicht vorhandener Kontext ein Killer.
Stellen wir uns einmal kurz vor, dass jedes Dokument und jede E-Mail und jede Kommunikation eines abgeschlossenen Projektes Teile eines großen Puzzles sind. Wir haben es archiviert. Wir wissen, dass alle Teile im Karton sind und dass diese, zusammengefügt, Schloss Neuschwanstein im Winter ergeben. Das ist alles, was wir wissen. Als Architektur- oder Ingenieurbüro habe ich von diesen Kartons, sprich Projekten, eventuell zehn, 20 oder sogar 100 Stück am Laufen. Gleichzeitig befinden sich noch mehrere hundert weitere im Archiv in der Gewährleistungsphase oder liegen nur als Historie vor. Dazu kommt, dass mit hoher Wahrscheinlichkeit einige, wenn nicht viele der Projektbeteiligten, gar nicht mehr Teil meines Unternehmens sind.

Das abgeschlossene Projekt als Puzzle. Von Vorteil wäre es, wenn dieses mit einer durchsichtigen Klebefolie zusammengehalten und als ganzes Bild abgespeichert vorläge.

Das abgeschlossene Projekt als Puzzle. Von Vorteil wäre es, wenn dieses mit einer durchsichtigen Klebefolie zusammengehalten und als ganzes Bild abgespeichert vorläge. (Foto: Unsplash)

Und plötzlich heißt es, ich müsse einen Teil von Schloss Neuschwanstein zusammensetzen, um einen gewissen Aspekt des Bildes, sprich Projektes, zu verstehen oder nachzuweisen. Wäre es nicht unglaublich toll, wenn dieses Puzzle mit einer durchsichtigen Klebefolie zusammengehalten und als ganzes Bild abgespeichert wurde? Sodass alle Teilaspekte des Bildes oder das Gesamtbild jederzeit abrufbar wären. Diese Folie heißt EPIMS. Der Kontext der Dateien klebt die Puzzlestücke wie eine unsichtbare Klebefolie aneinander und gibt dem Unternehmen die Daten-Robustheit, Intelligenz und Echtzeitkontrolle über jedes Projekt. Kontext ist wie gesagt alles im Leben der Bauprojektbeteiligten und bietet vor allem dann, wenn die Bandbreiten in die Knie gehen, sehr große Hilfeleistung. Denn, wie schon Mies van der Rohe wusste: „Less is more“ – bei Engpässen in der Bandbreite. Weniger Datenaustausch dank Kontext.
Insbesondere zwei Engpässe für das Arbeiten mit digitalen Informationen haben sich verstärkt manifestiert, seit explosionsartig immer mehr Arbeitnehmer vom Home Office aus arbeiten:

1. Egal, wie stark ein Server im Büro ist: Bei massivem Zugriff von außen von 80 % oder mehr Mitarbeitern geht dieser in die Knie. Das war so nicht geplant.

2. Egal, wie viel Power dem Mitarbeiter zu Hause zur Verfügung steht. Er steht dennoch immer mit allen anderen Bewohnern des Viertels oder des Dorfes im Wettbewerb um die Nullen und Einsen. Da werden aus 400 Megabit/s schnell 40.

Bei einer solchen Konstellation ist es ein Vorteil, wenn vom Homeoffice aus nur das Wesentliche durch den Äther gezogen wird. Im Jahr 2019 lag Deutschland mit 31,9 Mbit/s weltweit auf Rang 45.
Über das Internet in Dateien zu wühlen, mehreres gleichzeitig zu öffnen und dann etwas zu finden, ist nicht mehr realistisch. Das funktioniert nur im Büro mit direkter Anbindung an den Server inklusive der Möglichkeit, die Kollegen nach dem Kontext fragen zu können. In der aktuellen Situation ist es erforderlich, dass der Kontext an den Daten klebt, so dass nur noch das geöffnet bzw. transportiert wird, was tatsächlich gebraucht wird. Dazu benötigt man ein EPIM.
Ich möchte enden mit einem Zitat eines Freundes, dem Geschäftsführer eines der größeren Architekturbüros Deutschlands, als dieser mir neulich am Telefon die aktuelle Situation erklärte. Er sagte: „Andrés, Digitalisierung als Nice-to-have ist vorbei.“
Das Home-Office-Paradigma hat den letzten digitalen Nachzügler mitgerissen. Aus der Not heraus haben Unternehmen massiv Verbindungen von außen in ihre Unternehmen (VPN, RDP etc.) aufbauen müssen und stoßen damit auf zwei natürliche Barrieren:

1. Die Bandbreite: Hier definiert das schwächste Glied die Geschwindigkeit.
2. Der fehlende Kontext: Der Kontext um die Daten ist weg, da beteiligte Kollegen nicht mehr am selben Tisch sitzen.

Mein Kunde meinte: Euer EPIMS hilft uns gerade massiv da wir erstens: jetzt nur noch die wesentlichen Dateien gezielt öffnen und nicht herumsuchen müssen, zweitens: den Kontext rund um Dateien digital selbst einsehen können, ohne etwas dafür aufzubereiten und drittens: nur noch Pakete mit allen notwendigen Links für das korrekte Verrichten der Arbeit übermitteln.
Ich fand seine Worte und den Ansatz, lean mit Information umzugehen anstatt auf eine Verbesserung der deutschen Bandbreite zu warten, extremst intelligent.
Nah ja …, wie dem auch sei, Bill Gates ist kein Architekt, und daher benötigt MS Office einen EPIM-Aufsatz, um bauprojektfähig zu sein.

 

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Datum 13. Mai 2020
Autor Anrés Damjanov
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