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Bauen digital

„Wir verkaufen nicht, wir analysieren, beraten und implementieren“

Thomas Schäfer

Thomas Schäfer (Newforma)

7 Fragen an Thomas Schäfer, Business Developer EMEA, Newforma

1. Herr Schäfer, was ist für Sie das Wichtigste bei der Digitalisierung?
Eigentlich hat sich schon vor der Krise eines ganz klar abgezeichnet: Unternehmen, die eine klare, durchdachte und nachhaltige Strategie für Digitalisierung haben, sind deutlich wettbewerbsfähiger, als die ohne. Man bemerke: Präsens, nicht Futur. Das ist keine Zukunftsmusik, die Effekte sind bereits deutlich spürbar.
Seit die COVID 19-Krise die Weltwirtschaft im Griff hat, hat sich der Eindruck jedoch noch einmal deutlich verstärkt: Unternehmen, die keine klare, durchdachte und nachhaltige Digitalisierungs-Strategie haben, werden ohne die kostenreduzierenden und effizienzsteigernden Zugewinne schlichtweg keine Zukunft haben. Das haben die meisten schon verstanden.
Was unserer Meinung nach jedoch noch stark vernachlässigt wird: Das Wichtigste ist die Vision. Es ist essentiell, mit Weitsicht darauf zu blicken, wohin man will, wie man in Zukunft digital operieren muss und sich genau zu überlegen, wie man dorthin gelangt.

Scheuklappen: So gehen leider viele durch die digitale Businesswelt. Sehen nur was direkt davor liegt, aber das große Ganze wird vernachlässigt. Passt zur "Vision"

Scheuklappen: So gehen leider viele durch die digitale Businesswelt. Sehen nur was direkt davor liegt, aber das große Ganze wird vernachlässigt. Passt zur "Vision" (Newforma)

Viele Unternehmen machen noch immer den Fehler, kurzfristig auf interne und externe Entwicklungen zu reagieren, anstatt von vornherein proaktiv zu agieren. Damit laufen sie Gefahr die für sich falschen oder oft gar keine Grundlagen für die Zukunft zu legen. Die Folgen sind vielfältig. Im schlimmsten Fall hat man fragmentierte Hardware und Systeme, die teuer, aber nutzlos sind, da sie keine Zugewinne liefern und von der Belegschaft nicht angenommen werden. Die digitalisierte Konkurrenz hat dieses Problem nicht. Sie ist günstiger, schneller, effizienter. Und der Teufelskreis beginnt.
Die gute Nachricht: Es ist nie zu spät für Verbesserungen, egal wo man grade steht. Die schlechte Nachricht: Alles geht auf Zeit. Selbst die beste Strategie darf kein Ewigkeitswerk sein, denn in der Praxis braucht man flexible und potente Systeme so schnell wie möglich. Die Balance zwischen durchdachter Vision und agiler Umsetzung ist entscheidend.

2. Wie trennt sich bei der Digitalisierung also die Spreu vom Weizen?
Die Spreu kauft Software und IT aufgrund von Funktionen, die man gerade braucht, ohne vorher über die Folgen nachzudenken. Die Guten analysieren den Status Quo, inklusive aktueller Stärken und Schwächen, informieren sich ständig über Entwicklungen und Trends und wissen genau Bescheid, welche digitalen Systeme und Prozesse welche Wirkung wann wie worauf haben. Und darauf baut sich eine nachhaltige Digital-Strategie für das Unternehmen auf, mit dem Fokus so viele Mitarbeiter wie möglich langfristig dafür zu gewinnen. Und das Ganze so schnell wie möglich.
Die Kunst liegt darin, die richtige Balance für sein Unternehmen zu finden. Ein Unternehmen ist die Symbiose „einer Idee“, organisatorischer Rahmenbedingungen und natürlich der Mitarbeiter, die den Organismus am Laufen halten. Auch in der Natur ist die Balance wichtig, da sonst das Milieu kippt und die Symbiose zusammenbricht. Diejenigen, die wissen, dass die angestrebte Veränderung auch umgesetzt werden muss und umgesetzt werden will, entweder durch das Verständnis der Mitarbeiter für die Veränderung oder durch die richtige Portionierung, unterscheiden sich von der Spreu. Und wer sind „die“ überhaupt. Die Führung, also die, die auch die Digitalisierungsstrategie festlegen. Da Kommunikation keine Einbahnstraße ist, müssen also beide, Führung und Mitarbeiter in der Ausarbeitung und Umsetzung zusammenarbeiten.
Oder in anderen Worten: Wenn man zusammen frühzeitig vorausdenkt und an einem Strang zieht, ist schon deutlich mehr als die halbe Miete drin.

Das Ryugyŏng-Hotel ist das größte unbenutzte Gebäude der Welt in Pyongyang. In Symbol dafür, was passiert, wenn (eigentlich tolle) Dinge angeschafft, aber nicht benutzt werden. Was nützt das geilste Hotel, wenn es keine Gäste hat und noch nicht einmal fertiggestellt ist (wie viele Unternehmen haben Software halbherzig eingeführt und nie flächendeckend benutzt?)

Das Ryugyŏng-Hotel ist das größte unbenutzte Gebäude der Welt in Pyongyang. In Symbol dafür, was passiert, wenn (eigentlich tolle) Dinge angeschafft, aber nicht benutzt werden. Was nützt das geilste Hotel, wenn es keine Gäste hat und noch nicht einmal fertiggestellt ist (wie viele Unternehmen haben Software halbherzig eingeführt und nie flächendeckend benutzt?) (Newforma)

3. Also alles neu? Digitale Tabula Rasa?
Nein. Natürlich nicht. Der Grund ist relativ einfach: Jedes Unternehmen hantiert bereits irgendwie digital. Ob es nun das einfache Empfangen von Emails ist oder die komplexe Datenaufbereitung mit einem CDE. Und selbst wenn diese bisherige Digitalstrategie unbrauchbar ist, sind die bisherigen Erfahrungen dennoch Gold wert. Man kann daraus Schlüsse ziehen welche Dinge funktioniert haben und welche nicht, wo man nachbessern muss und wie die Mitarbeiter auf welche Entscheidungen reagieren. Zudem sind bereits jede Menge Daten und Prozesse vorhanden. Jetzt ist ja nicht alles schlecht was man gemacht hat, im Gegenteil, es hat sich vielleicht sogar bewährt. D. h. alles über Bord zu werfen und neu anzufangen ist absurd. Das Bewährte zu erkennen und weiter zu nutzen und auf der anderen Seite den Rest neu zu überdenken, dazu muss man sich motivieren können. Also liegt der Unterschied darin, ob ein Unternehmen sich nicht verändern möchte, weil ja alles gerade funktioniert, oder man den Willen hat etwas zu verändern. Digitalisierung muss erarbeitet werden und Erarbeiten heißt hier: Analysieren, Strategie probieren, messen, nachbessern.

Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten?Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten?Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten?Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten?Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten?

Daten sind mittlerweile wertvoller als Öl (laut McKinsey). Frage: Wenn man als Unternehmen Öl, Gold, Diamanten oder Ähnliches hat, gibt man diese dann einfach weg? Nein. Warum dann mit Daten? (Newforma)

4. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Also möchte er gern bei seinen Gewohnheiten abgeholt werden. Wie stellt man das an?
Erstmal mit Bedacht. Niemand will überrollt werden. Und dann muss man sich Gedanken darüber machen was denn die Belegschaft von der Einführung neuer Systeme hat. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Interessen und diese gilt es zu verstehen und zu adressieren. Es ist schön, aber auch naiv zu glauben, dass jeder Mitarbeiter das Interesse des Unternehmens über sein Eigenes stellt. Wenn man das verstanden hat dann kann man der Belegschaft neue Software auch wirklich “verkaufen”. Beispiel: ‘Mit dieser Software reduzierst Du stupide administrative Aufgaben auf ein Minimum. Damit kannst du mehr Energie in Planungen stecken.’
Sobald man die Mitarbeiter dann abgeholt hat ist es wichtig, dass diese auch die nötige Einarbeitung bekommen, Schritt für Schritt. Nur wenn alles Sinn macht, dann betrachten Mitarbeiter Software auch als sinnvoll und nützlich. Und wenn man seinen Job dann richtig gemacht hat, werden Mitarbeiter ihre Überzeugung auch mit anderen teilen und werden somit zu Champions.
Bei all dem hilft es natürlich, wenn neu eingeführte Systeme zum bereits etablierten Software-Repertoires passen und Workflows nicht umkrempeln, sondern Bewährtes nutzen und nur noch weiter optimieren.

Die vertafelte Wand: Vor lauter Details das große Ganze nicht sehen und sprichwörtlich vor einer Wand stehen. Man muss alles mit Vision im größeren Kontext betrachten

Die vertafelte Wand: Vor lauter Details das große Ganze nicht sehen und sprichwörtlich vor einer Wand stehen. Man muss alles mit Vision im größeren Kontext betrachten (Newforma)

5. Projekt- und Unternehmensdaten. Wem gehören sie und wo gehören sie hin?
Wissen ist Macht, oder? Spaß beiseite. Es gehört natürlich mehr als reine Habgier zur Klärung dieser Frage. Diese lässt sich am besten erklären, wenn man Daten als das betrachtet was diese sind: ein Wert. Faktisch mittlerweile gar die wertvollste Ressource weltweit. Warum würde man diese also freiwillig herschenken?
Leider passiert das zu oft und wir reden hier nicht über Kooperation mit Projektpartnern oder Teilen von Daten. Firmen migrieren Daten in die CDEs Dritter, ohne darüber nachzudenken, dass damit auch ein großes Stück interner Unternehmensintelligenz weggegeben wird. Unserer Meinung darf das zu keinem Zeitpunkt passieren. Deshalb sind wir Verfechter von Systemen und Workflows, die es Unternehmen ermöglichen ihren kompletten Projektdatenschatz dort zu behalten, wo er hingehört: in eine Umgebung, die selbst kontrolliert wird.

Die Überwachungskamera: Man kann versuchen Software und Systeme mit Gewalt einzuführen, ohne Leute abzuholen, mit viel Druck und Kontrolle. Aber das führt nie zum Erfolg, sondern nur zu weniger Effizienz und Widerstand

Die Überwachungskamera: Man kann versuchen Software und Systeme mit Gewalt einzuführen, ohne Leute abzuholen, mit viel Druck und Kontrolle. Aber das führt nie zum Erfolg, sondern nur zu weniger Effizienz und Widerstand (Newforma)

6. Warum sind Mobilität und Lokationsunabhängigkeit der Königsmacher unter den Kriterien für erfolgreiche Digitalisierung?
Zunächst einmal das Offensichtliche: Wenn ich egal wo mit meinen Projektdaten arbeite, habe ich zum einen sehr wenig Leerlauf (z.B. Reisen) und natürlich mehr Flexibilität (z.B. Homeoffice). Eine Software, die mir ermöglicht egal wo und wann meine Arbeit zu erledigen, ist einfach unglaublich flexibel.
Es gibt aber noch einen weiteren Aspekt: Effizienzgewinn. Ortsunabhängige Funktionen bedeuten nichts weiter als, dass ich Zugriff auf alle Informationen habe, ohne etwa im Büro sein zu müssen. Das schließt nicht nur Dokumente mit ein, sondern z.B. auch Kontext. Wenn ich zum Beispiel nicht meinen Kollegen fragen muss, wer ein Dokument wann und an wen geschickt hat, sondern das direkt in meiner Software einsehen kann, dann spare ich mir ein relativ unnötiges Gespräch und kann die Zeit dazu nutzen lieber kreativ zu sein. Ein digitalisierter, “ortsunabhängiger” Informationsfluss erspart viele unnötige Schritte beim Austausch von Wissen und Daten. Aber eine entscheidende Frage bleibt: „Wo muss ich jetzt meine Daten hin verschieben und wie muss ich sie aufbereiten, dass so etwas möglich ist?“ Am besten gar nichts! Einfach mal auf seine Dateien auf dem Server zugreifen von seinem Smartphone ohne VPN etc., das wäre schon sehr schlank. Die gute Nachricht: „Das geht!“

Maschendraht: Eingesperrte Daten, der Daten an die man nicht herankommt, sind verlorene Daten. Und verlorene Exzellenz.

Maschendraht: Eingesperrte Daten, der Daten an die man nicht herankommt, sind verlorene Daten. Und verlorene Exzellenz. (Newforma)

7. Warum sind in Sachen Digitalisierung Nachhaltigkeit und Vision so wichtig für Newforma?
Weil Newforma nur durch diese Herangehensweise erfolgreich geworden ist. Wir verkaufen nicht, wir analysieren, beraten und implementieren. Das verläuft im Kleinen ähnlich wie bei der Digitalisierung im Ganzen:
Die ersten Gespräche mit Unternehmen bestehen beinahe ausschließlich daraus, uns ein Bild darüber zu machen, wie das Unternehmen auf IT-, aber auch auf operativer Ebene funktioniert. Dazu kommt die Vision. Wohin will das Unternehmen? Wohin muss es gehen, damit es dauerhaft erfolgreich bleibt oder wird? Ohne Ziel gibt es keinen Weg.
Diese Analysen sind das Rückgrat unserer Strategie, denn damit wissen wir, ob ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter in seiner Struktur wirklich mit unseren Systemen und Prozessen harmoniert. Selbst nach der Einführung wollen wir ständig weiter an der Optimierung der Prozesse arbeiten und die aktive, korrekte Nutzung unserer Systeme innerhalb des Unternehmens fördern.
Nur so sind die langfristige Zufriedenheit und der langfristige Erfolg unserer Kunden möglich. Überschnelles Verkaufen und installieren ist kurzsichtig, kostet viel Geld und zerstört das Vertrauen in eigentlich solide Technologie. Und genau so ist es mit der Digitalisierung.
Nachhaltigkeit hat seinen Preis. Und der ist auf Dauer deutlich geringer als der Preis kurz gedachter, reaktiver Entscheidungen.

Herr Schäfer, haben Sie Dank für dieses Interview

Die Fragen stellte momentum-Redakteur Burkhard Talebitari

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